AI가 실망스러운 답을 줄 때, 원인의 대부분은 모델이 아니라 주문서에 있습니다. "보고서 좀 잘 써줘"는 사람에게 시켜도 좋은 결과가 나오지 않는 지시입니다.

이 글은 설명보다 재료를 드립니다. 아래 AI 프롬프트 템플릿은 대괄호 안만 바꿔 그대로 붙여 넣으면 됩니다. 어떤 모델을 쓰든 동작합니다.

먼저: 좋은 업무 프롬프트의 공통 구조

아래 20개를 관통하는 형식은 네 조각입니다. 이것만 기억하면 없는 템플릿은 직접 만들 수 있습니다.

  1. 역할 — 누구로서 답할지("15년 차 기획자로서")
  2. 재료 — 판단 근거로 쓸 자료(붙여 넣은 원문, 조건, 제약)
  3. 형식 — 결과물의 모양(표, 3줄, 500자, 항목별)
  4. 금지 — 하지 말 것("재료에 없는 내용은 추가하지 말 것")

네 번째가 실무에서 가장 큰 차이를 만듭니다. 환각의 상당수는 금지 조항 한 줄로 줄어듭니다.

flowchart LR
  R[역할] --> M[재료]
  M --> F[형식]
  F --> N[금지]
  N --> OUT([쓸 만한 결과])
  N -. 빠지면 .-> H([그럴듯한 창작])

1. 보고·문서 (5)

① 긴 자료를 보고용 3줄로

아래 자료를 팀장 보고용 3줄로 요약하라. 각 줄은 ‘사실 → 그래서 무엇’ 순서로 쓴다. 자료에 근거가 없는 추정은 넣지 말고, 불확실한 항목은 ‘확인 필요’로 표시하라. [자료 붙여넣기]

② 초안을 상사 톤으로 다듬기

아래 초안을 수정하라. 내용은 바꾸지 말고 표현만 다듬는다. 조건: 문장은 40자 내외, 수동태 금지, 형용사 최소화, 결론을 첫 문장에 배치. 원문에 없는 주장은 추가하지 말 것. [초안]

③ 보고서 구조 먼저 잡기

다음 주제로 A4 2장 보고서를 쓰려 한다. 본문은 쓰지 말고 목차만 제안하라. 각 절마다 ‘이 절에서 답할 질문’을 한 줄로 붙인다. 3가지 다른 구조안을 제시하고 각각 어떤 상황에 적합한지 덧붙여라. 주제: [주제]

④ 반론 미리 받아보기

아래 기획안을 읽고, 결재자가 던질 만한 반대 질문 7개를 예상하라. 질문마다 ‘질문 / 이 질문이 나오는 이유 / 지금 자료로 답할 수 있는지(가능·불가)’ 세 칸 표로 정리하라. 답변은 쓰지 말 것. [기획안]

⑤ 숫자 표를 문장으로

아래 표를 읽고 변화가 큰 항목 3개만 골라 각각 두 문장으로 설명하라. 첫 문장은 무슨 일이 있었는지, 둘째 문장은 가능한 원인 후보(단정하지 말 것). 표에 없는 수치는 만들어내지 말 것. [표 붙여넣기]

2. 회의 (5)

⑥ 전사본에서 결정만 뽑기

아래는 회의 전사본이다. ① 확정된 결정사항 ② 담당자(없으면 ‘미지정’) ③ 기한(없으면 ‘미정’)만 표로 정리하라. 각 행마다 근거가 된 발언을 한 줄 인용하라. 추측 금지. [전사본]

⑦ 회의 안건 30분 설계

아래 목적의 30분 회의 안건을 설계하라. 각 안건에 배정 시간, 결정해야 할 질문 한 줄, 필요한 사전자료를 붙인다. 결정이 필요 없는 공유 항목은 회의 밖으로 빼서 따로 표시하라. 목적: [목적]

⑧ 불참자용 공유문

아래 회의록을 참석하지 않은 사람용으로 다시 쓴다. 배경을 모르는 사람이 읽는다고 가정하고, 결정된 것·아직 아닌 것·그 사람이 해야 할 일 세 부분으로 나눠라. 내부 잡담과 미확정 논의는 제외. [회의록]

⑨ 후속 확인 메일

아래 결정사항으로 참석자 전체에게 보낼 확인 메일을 써라. 정중하되 간결하게. 확정되지 않은 항목은 ‘논의 중’으로 명시하고, 마지막에 회신 기한 문장을 넣어라. [결정사항]

⑩ 회의가 필요한지 판정

다음 안건들을 읽고 각각 ‘회의 필요 / 메일로 충분 / 담당자 단독 결정 가능’ 중 하나로 분류하고 이유를 한 줄로 달아라. 회의가 필요한 것만 남겼을 때 예상 소요 시간도 계산하라. [안건 목록]

3. 기획·리서치 (5)

⑪ 아이디어를 좁히기

아래 아이디어를 실행 가능한 형태로 좁혀라. ‘누구의 어떤 불편을 어떻게 줄이는가’ 한 문장으로 다시 쓰고, 범위를 3분의 1로 줄인 최소 버전을 제안하라. 왜 그 부분을 남겼는지 근거를 붙여라. [아이디어]

⑫ 경쟁 서비스 비교 기준 만들기

[분야]의 서비스를 비교하려 한다. 기능 나열 말고, 실제 사용자가 갈아탈 때 실제로 따지는 기준 6개를 제안하고 각 기준이 왜 중요한지 한 줄씩 설명하라. 특정 서비스 이름은 아직 언급하지 말 것.

⑬ 리서치 질문으로 분해

다음 큰 질문에 답하려면 무엇을 먼저 알아야 하는지, 답할 수 있는 작은 질문 8개로 쪼개라. 각 질문마다 어디서 확인할 수 있는지(공개 통계·업계 자료·직접 조사)를 표시하라. 큰 질문: [질문]

⑭ 가정 드러내기

아래 기획안에 숨어 있는 전제를 전부 찾아 목록으로 만들어라. 각 전제마다 ‘틀렸을 경우 무엇이 무너지는지’와 ‘검증 비용(낮음·중간·높음)’을 붙여라. 검증 비용이 낮고 파급이 큰 순서로 정렬하라. [기획안]

⑮ 사용자 언어로 바꾸기

아래 문장에서 내부 용어와 업계 약어를 모두 찾아, 처음 보는 고객이 이해할 표현으로 바꿔 써라. 원문·수정문·왜 바꿨는지를 표로 정리하라. 의미가 달라지는 치환은 하지 말 것. [문장]

4. 메일·커뮤니케이션 (5)

⑯ 거절 메일

아래 요청을 거절하는 메일을 써라. 관계를 상하게 하지 않되 여지를 남기지 않는다. 거절 이유는 한 문장, 대안은 있으면 하나만. 사과를 반복하지 말 것. [요청 내용]

⑰ 늦어진 일 알리기

아래 상황을 상대에게 알리는 메일을 써라. 변명 없이 사실·새 일정·그때까지의 임시 대응 순서로. 문장은 짧게, 첫 문장에 새 일정이 나오게 하라. [상황]

⑱ 애매한 요청 되묻기

아래 요청은 그대로 진행하기에 정보가 부족하다. 진행하려면 반드시 알아야 하는 질문만 3개 이하로 추려 정중하게 되묻는 메일을 써라. 상대가 답하기 쉽도록 선택지를 제시하라. [요청]

⑲ 톤 점검

아래 메일을 보내기 전 점검하라. ① 상대가 오해할 수 있는 문장 ② 필요 이상으로 강한 표현 ③ 빠진 정보. 세 항목으로 지적만 하고 다시 쓰지는 말 것. [메일 초안]

⑳ 한 줄 요청으로 줄이기

아래 긴 요청 메일을 상대가 5초 안에 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 줄여라. 제목 한 줄 + 본문 3문장 이내. 배경 설명은 마지막에 접어 넣어라. [원문]

결과가 나쁠 때 고치는 순서

템플릿을 썼는데도 결과가 별로라면, 다음 순서로 한 조각씩 손보세요.

  1. 재료가 부족한가 — 근거 자료를 안 붙였다면 AI는 지어냅니다. 가장 흔한 원인입니다.
  2. 형식이 모호한가 — '잘 정리해줘' 대신 '3열 표로'처럼 모양을 지정하세요.
  3. 금지가 없는가 — "자료에 없는 내용 추가 금지" 한 줄을 붙여보세요.
  4. 한 번에 너무 많은가 — 요약과 판단을 동시에 시키면 둘 다 흐려집니다. 나눠서 두 번 시키세요.

이 네 가지로 고쳐지지 않는 문제는 대개 사람도 답할 수 없는 질문입니다. 그럴 땐 프롬프트가 아니라 업무 정의를 다시 봐야 합니다.